ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
1. Úvodné ustanovenia
Tieto Zásady ochrany osobných údajov vysvetľujú, ako spoločnosť Smapp, s.r.o. spracúva osobné údaje zákonných zástupcov a detí v súvislosti s prevádzkou webovej stránky www.taborybb.sk, organizáciou denných pohybových, športových a voľnočasových táborov, vybavovaním prihlášok, komunikáciou, platbami, vystavovaním dokladov a súvisiacimi činnosťami.
Tieto zásady sú vypracované v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady Európskej únie 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov, známym ako GDPR, a so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.
2. Prevádzkovateľ osobných údajov
Prevádzkovateľom osobných údajov je:
Smapp, s.r.o.
Sídlo: Radvanská 510/8, 974 05 Banská Bystrica
IČO: 52 562 972
DIČ: 2121082755
Dátum vzniku: 4. september 2019
Webová stránka: www.taborybb.sk
E-mail: info@taborybb.sk
Telefón: 0902 834 087
ďalej len „prevádzkovateľ“ alebo „organizátor“.
Prevádzkovateľ určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov v súvislosti s organizáciou táborov, prevádzkou webovej stránky a komunikáciou so zákonnými zástupcami.
3. Koho osobné údaje spracúvame
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje najmä týchto osôb:
a) zákonných zástupcov detí prihlásených na tábor,
b) detí prihlásených na tábor,
c) osôb uvedených ako náhradný kontakt v prípade núdze,
d) osôb, ktoré komunikujú s organizátorom prostredníctvom e-mailu, telefónu, formulára alebo sociálnych sietí,
e) osôb, ktoré si uplatňujú rekreačný poukaz alebo žiadajú vystavenie dokladu,
f) osôb, ktoré udelili súhlas so zasielaním marketingových informácií,
g) návštevníkov webovej stránky www.taborybb.sk.
4. Aké osobné údaje spracúvame
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje len v rozsahu potrebnom na konkrétny účel.
4.1. Údaje o dieťati
Spracúvať môžeme najmä:
a) meno a priezvisko dieťaťa,
b) dátum narodenia dieťaťa,
c) vek dieťaťa v čase konania tábora,
d) adresu bydliska dieťaťa,
e) vybraný termín tábora,
f) informácie o zdravotnom stave dieťaťa potrebné na bezpečnú účasť na tábore,
g) informácie o alergiách, liekoch, zdravotných obmedzeniach a špecifických potrebách dieťaťa,
h) informáciu o plaveckej spôsobilosti dieťaťa, ak je relevantná vzhľadom na program,
i) fotografie a krátke videozáznamy, ak bol udelený samostatný súhlas zákonného zástupcu alebo existuje iný zákonný právny základ.
4.2. Údaje o zákonnom zástupcovi
Spracúvať môžeme najmä:
a) meno a priezvisko zákonného zástupcu,
b) e-mailovú adresu,
c) telefónne číslo,
d) adresu bydliska alebo fakturačnú adresu, ak je potrebná na vystavenie dokladu,
e) platobné a účtovné údaje,
f) údaje uvedené pri uplatnení rekreačného poukazu,
g) obsah komunikácie so zákonným zástupcom.
4.3. Údaje o náhradnom kontakte
Ak zákonný zástupca uvedie náhradný kontakt, spracúvať môžeme:
a) meno a priezvisko kontaktnej osoby,
b) telefónne číslo,
c) vzťah k dieťaťu, ak bol uvedený.
4.4. Údaje návštevníkov webovej stránky
Pri návšteve webovej stránky môžu byť spracúvané aj technické údaje, najmä:
a) IP adresa,
b) typ zariadenia,
c) typ internetového prehliadača,
d) operačný systém,
e) informácie o používaní webovej stránky,
f) cookies, ak sú na stránke používané.
5. Účely a právne základy spracúvania osobných údajov
Osobné údaje spracúvame len na konkrétne, výslovne určené a oprávnené účely.
5.1. Vybavenie prihlášky a organizácia tábora
Osobné údaje zákonného zástupcu a dieťaťa spracúvame na účely:
a) prijatia a evidencie prihlášky,
b) potvrdenia účasti dieťaťa na tábore,
c) komunikácie so zákonným zástupcom,
d) zaradenia dieťaťa do skupiny,
e) organizačného zabezpečenia tábora,
f) vedenia účastníckej evidencie,
g) riešenia zmien, storna, reklamácií alebo sťažností.
Právny základ: spracúvanie je nevyhnutné na vykonanie opatrení pred uzavretím zmluvy a na plnenie zmluvy medzi zákonným zástupcom a organizátorom.
Vo VOP je uvedené, že prihláška obsahuje najmä identifikačné údaje dieťaťa, údaje zákonného zástupcu, náhradný kontakt, termín tábora, údaje k rekreačnému poukazu, zdravotné informácie, potvrdenie VOP a samostatné súhlasy, ak boli udelené.
5.2. Zdravotné údaje a bezpečnosť dieťaťa
Údaje o zdravotnom stave dieťaťa, alergiách, liekoch, obmedzeniach, špecifických potrebách alebo plaveckej spôsobilosti spracúvame len v rozsahu potrebnom na zabezpečenie bezpečnej účasti dieťaťa na tábore.
Tieto údaje slúžia najmä na:
a) predchádzanie zdravotným a bezpečnostným rizikám,
b) prispôsobenie aktivít možnostiam dieťaťa,
c) zabezpečenie primeranej starostlivosti počas programu,
d) kontaktovanie zákonného zástupcu v prípade zdravotného problému,
e) poskytnutie primeranej prvej pomoci alebo privolanie zdravotnej pomoci,
f) rozhodnutie o primeranom obmedzení účasti dieťaťa na konkrétnej aktivite, ak je to potrebné z dôvodu bezpečnosti.
Právny základ: spracúvanie je nevyhnutné na ochranu života, zdravia a bezpečnosti dieťaťa počas tábora a v rozsahu potrebnom aj na plnenie zmluvy a povinností organizátora. Pri osobitných kategóriách údajov, najmä zdravotných údajoch, sa tieto údaje spracúvajú len v rozsahu, ktorý zákonný zástupca poskytne na účely bezpečnej účasti dieťaťa na tábore.
Údaje o zdravotnom stave nespracúvame na marketingové účely.
5.3. Platby, účtovníctvo a vystavovanie dokladov
Osobné údaje spracúvame aj na účely:
a) evidencie prijatých platieb,
b) identifikácie platby,
c) vystavenia dokladov,
d) vystavenia potvrdenia alebo dokladu k rekreačnému poukazu,
e) vedenia účtovníctva,
f) plnenia daňových a účtovných povinností.
Právny základ: plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa podľa účtovných a daňových predpisov a plnenie zmluvy.
5.4. Rekreačný poukaz
Ak zákonný zástupca uvedie, že si bude uplatňovať rekreačný poukaz, spracúvame údaje potrebné na vystavenie príslušného dokladu alebo potvrdenia.
Môže ísť najmä o:
a) meno a priezvisko odberateľa,
b) adresu trvalého pobytu,
c) údaje o dieťati,
d) termín tábora,
e) cenu tábora,
f) ďalšie údaje, ktoré sú potrebné na vystavenie dokladu.
Právny základ: plnenie zmluvy, plnenie zákonných povinností a oprávnený záujem zákonného zástupcu na získaní dokladu pre zamestnávateľa.
5.5. Komunikácia so zákonným zástupcom
Ak nás kontaktujete e-mailom, telefonicky, cez formulár alebo sociálne siete, spracúvame údaje potrebné na vybavenie vašej správy, otázky, žiadosti, reklamácie alebo sťažnosti.
Spracúvať môžeme najmä:
a) meno a priezvisko,
b) e-mailovú adresu,
c) telefónne číslo,
d) obsah komunikácie,
e) údaje potrebné na vybavenie požiadavky.
Právny základ: plnenie zmluvy, vykonanie opatrení pred uzavretím zmluvy alebo oprávnený záujem prevádzkovateľa na vybavení komunikácie.
5.6. Reklamácie, sťažnosti a právne nároky
Osobné údaje môžeme spracúvať aj na účely vybavovania reklamácií, sťažností, žiadostí, sporov alebo právnych nárokov.
Spracúvať môžeme najmä:
a) identifikačné a kontaktné údaje zákonného zástupcu,
b) meno dieťaťa,
c) označenie tábora a termínu,
d) obsah reklamácie alebo sťažnosti,
e) dokumenty a komunikáciu súvisiacu s vybavením podania.
Právny základ: plnenie zákonných povinností, plnenie zmluvy a oprávnený záujem prevádzkovateľa na ochrane svojich práv a riadnom vybavení podaní.
5.7. Fotografie a videozáznamy
Organizátor môže počas tábora vyhotovovať fotografie a krátke videozáznamy na účely internej dokumentácie priebehu tábora.
Zverejnenie fotografií alebo videozáznamov dieťaťa na webovej stránke www.taborybb.sk, sociálnych sieťach alebo v propagačných materiáloch organizátora sa uskutoční len na základe samostatného dobrovoľného súhlasu zákonného zástupcu udeleného v prihláške alebo iným preukázateľným spôsobom.
Právny základ pri zverejnení: súhlas zákonného zástupcu.
Súhlas so zverejnením fotografií a videozáznamov nie je podmienkou účasti dieťaťa na tábore. Súhlas je možné kedykoľvek odvolať e-mailom na adresu info@taborybb.sk.
Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.
Toto znenie nadväzuje na VOP, podľa ktorých zverejnenie fotografií a videozáznamov nie je podmienkou účasti dieťaťa a vyžaduje samostatný dobrovoľný súhlas zákonného zástupcu.
5.8. Marketingová komunikácia
Ak zákonný zástupca udelí samostatný dobrovoľný súhlas, môžeme jeho e-mailovú adresu použiť na zasielanie informácií o ďalších táboroch, športových aktivitách, novinkách a zvýhodnených ponukách organizátora.
Právny základ: súhlas dotknutej osoby.
Marketingový súhlas nie je podmienkou účasti dieťaťa na tábore a je možné ho kedykoľvek odvolať e-mailom na adresu info@taborybb.sk.
5.9. Prevádzka webovej stránky a cookies
Pri používaní webovej stránky www.taborybb.sk môžeme spracúvať technické údaje a cookies, ak sú na stránke používané.
Cookies môžu slúžiť najmä na:
a) správne fungovanie webovej stránky,
b) zapamätanie nastavení návštevníka,
c) meranie návštevnosti,
d) zlepšovanie obsahu webovej stránky,
e) marketingové účely, ak sú používané marketingové nástroje.
Nevyhnutné cookies môžu byť spracúvané na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa na riadnom fungovaní webovej stránky. Analytické alebo marketingové cookies sa používajú len na základe súhlasu návštevníka, ak to vyžadujú právne predpisy.
6. Komu môžu byť osobné údaje poskytnuté
Osobné údaje môžu byť v nevyhnutnom rozsahu poskytnuté týmto príjemcom:
a) osobám zabezpečujúcim organizáciu a priebeh tábora, najmä trénerom, pedagógom, animátorom alebo povereným osobám,
b) poskytovateľom športovísk, zariadení alebo služieb, ak je to potrebné na zabezpečenie programu,
c) poskytovateľom stravovania, ak je to potrebné vzhľadom na alergie alebo stravovacie obmedzenia,
d) poskytovateľom účtovných a daňových služieb,
e) poskytovateľom IT služieb, webhostingu, správy webovej stránky a e-mailových služieb,
f) poskytovateľom online formulárov, napríklad Google Forms, ak je formulár používaný,
g) banke alebo poskytovateľovi platobných služieb,
h) orgánom verejnej moci, ak to vyžaduje zákon,
i) zdravotníckym alebo záchranným zložkám v prípade úrazu, náhleho zhoršenia zdravotného stavu alebo inej naliehavej situácie,
j) Slovenskej obchodnej inšpekcii, súdom alebo iným oprávneným orgánom pri riešení reklamácií, sťažností alebo sporov.
Osobné údaje poskytujeme len v nevyhnutnom rozsahu a len vtedy, ak je to potrebné na splnenie konkrétneho účelu alebo zákonnej povinnosti.
7. Prenos osobných údajov do tretích krajín
Prevádzkovateľ sa snaží spracúvať osobné údaje prednostne v rámci Slovenskej republiky a Európskej únie.
Ak sú pri spracúvaní používané služby tretích strán, napríklad Google Forms, Google Workspace, e-mailové služby, analytické alebo marketingové nástroje, môže dôjsť k prenosu osobných údajov mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru.
V takom prípade sa prenos uskutočňuje len za podmienok stanovených GDPR, najmä na základe rozhodnutia o primeranosti, štandardných zmluvných doložiek alebo iných vhodných záruk podľa GDPR.
8. Ako dlho osobné údaje uchovávame
Osobné údaje uchovávame len počas doby nevyhnutnej na splnenie účelu, na ktorý boli získané, alebo počas doby vyžadovanej právnymi predpismi.
Orientačné lehoty uchovávania:
a) prihlášky a organizačné údaje k táboru – počas trvania zmluvného vzťahu a primeranú dobu po jeho skončení, spravidla najviac 3 roky,
b) údaje potrebné na riešenie reklamácií, sťažností alebo právnych nárokov – počas trvania príslušného konania a následne počas premlčacích lehôt,
c) účtovné a daňové doklady – počas doby vyžadovanej účtovnými a daňovými predpismi, spravidla 10 rokov,
d) zdravotné údaje dieťaťa – len počas doby potrebnej na zabezpečenie účasti dieťaťa na tábore a primeranú dobu po skončení tábora, ak je to potrebné na riešenie incidentu, úrazu, reklamácie alebo sťažnosti,
e) fotografie a videozáznamy zverejnené na základe súhlasu – do odvolania súhlasu alebo do splnenia účelu, na ktorý boli zverejnené,
f) marketingové kontakty – do odvolania súhlasu alebo do ukončenia marketingovej komunikácie,
g) technické údaje a cookies – podľa typu cookies a nastavení webovej stránky.
Po uplynutí doby uchovávania budú osobné údaje vymazané alebo anonymizované.
9. Práva dotknutých osôb
Dotknutá osoba má v súvislosti so spracúvaním osobných údajov najmä tieto práva:
a) právo na prístup k osobným údajom,
b) právo na opravu nesprávnych alebo neúplných údajov,
c) právo na vymazanie osobných údajov, ak sú splnené zákonné podmienky,
d) právo na obmedzenie spracúvania,
e) právo namietať proti spracúvaniu,
f) právo na prenosnosť údajov, ak sú splnené zákonné podmienky,
g) právo odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase,
h) právo podať návrh na začatie konania alebo sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
Pri právach dieťaťa koná spravidla jeho zákonný zástupca.
10. Ako si môžete uplatniť svoje práva
Svoje práva si môžete uplatniť kontaktovaním prevádzkovateľa:
E-mail: info@taborybb.sk
Poštová adresa: Smapp, s.r.o., Radvanská 510/8, 974 05 Banská Bystrica
Pri vybavovaní žiadosti môžeme požadovať primerané overenie totožnosti žiadateľa, aby sme zabránili neoprávnenému sprístupneniu osobných údajov inej osobe.
Žiadosť vybavíme v lehote stanovenej GDPR, spravidla do jedného mesiaca od jej doručenia. V odôvodnených prípadoch môže byť lehota predĺžená v súlade s GDPR.
11. Právo obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov SR
Ak sa domnievate, že spracúvanie vašich osobných údajov je v rozpore s právnymi predpismi, máte právo obrátiť sa na dozorný orgán:
Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Hraničná 12
820 07 Bratislava 27
Web: www.dataprotection.gov.sk
12. Bezpečnosť osobných údajov
Prevádzkovateľ prijíma primerané technické, organizačné a personálne opatrenia na ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom, stratou, zneužitím, zverejnením, poškodením alebo zničením.
Prístup k osobným údajom majú len osoby, ktoré ich potrebujú na splnenie konkrétneho účelu, najmä osoby zabezpečujúce organizáciu tábora, komunikáciu, účtovníctvo, technickú správu webu alebo riešenie reklamácií a sťažností.
13. Povinnosť uvádzať pravdivé údaje
Zákonný zástupca je povinný uvádzať v prihláške správne, úplné a aktuálne údaje.
Ak zákonný zástupca neposkytne nevyhnutné údaje potrebné na vybavenie prihlášky, organizáciu tábora, bezpečnosť dieťaťa, platbu, vystavenie dokladu alebo plnenie zákonných povinností, organizátor nemusí byť schopný zabezpečiť účasť dieťaťa na tábore.
Zákonný zástupca je povinný bez zbytočného odkladu informovať organizátora o zmene údajov.
Táto povinnosť nadväzuje aj na VOP, kde je uvedené, že zákonný zástupca zodpovedá za správnosť, úplnosť a aktuálnosť údajov uvedených v prihláške.
14. Osobné údaje detí
Keďže tábory sú určené pre deti, prevádzkovateľ venuje zvýšenú pozornosť ochrane osobných údajov detí.
Údaje detí spracúvame len v rozsahu potrebnom na:
a) vybavenie prihlášky,
b) organizáciu tábora,
c) bezpečnosť dieťaťa,
d) komunikáciu so zákonným zástupcom,
e) plnenie zákonných povinností,
f) riešenie reklamácií, sťažností alebo incidentov.
Údaje detí neposkytujeme tretím osobám na ich vlastné marketingové účely.
Fotografie a videozáznamy detí zverejňujeme len na základe samostatného dobrovoľného súhlasu zákonného zástupcu alebo na inom zákonnom právnom základe.
15. Automatizované rozhodovanie a profilovanie
Prevádzkovateľ nespracúva osobné údaje formou automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania, ktoré by malo právne účinky voči dotknutej osobe alebo by ju podobne významne ovplyvňovalo.
16. Zmeny týchto zásad
Prevádzkovateľ si vyhradzuje právo tieto Zásady ochrany osobných údajov aktualizovať, najmä pri zmene právnych predpisov, zmene spôsobu spracúvania osobných údajov, zmene používaných formulárov, zmene používaných služieb alebo zmene organizácie táborov.
Aktuálna verzia bude vždy zverejnená na webovej stránke www.taborybb.sk.